A Importância de mantê-los atualizados

Publicado em 14/07/2025 por Rafael Spiller Certificado Digital

Introdução

Os certificados digitais e-CPF (pessoa física) e e-CNPJ (pessoa jurídica) funcionam como “identidades eletrônicas” que permitem assinar documentos, acessar portais do governo, transmitir obrigações acessórias, emitir notas fiscais com validade jurídica, e acessar diversos sistemas eletrônicos com segurança. Eles se baseiam na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), instituída pela MP 2.200-2/2001, que garante autenticidade e integridade às transações eletrônicas

  1. O que são e-CPF e e-CNPJ?
  • e-CPF – vincula a assinatura digital ao CPF do responsável e é usado, por exemplo, para acessar o e-CAC, transmitir Imposto de Renda ou assinar documentos e procurações eletrônicas.
  • e-CNPJ – vincula-se ao CNPJ da empresa e habilita o envio de declarações como DCTFWeb, EFD-Reinf, geração de NF-e e acesso a diversos sistemas governamentais.

Ambos utilizam chaves criptográficas emitidas por Autoridades Certificadoras credenciadas pela Receita Federal.

  1. Validade e prazos de renovação

Os certificados têm validade entre 12 e 60 meses, dependendo do tipo (A1 ou A3). Por isso, é de extrema importância que a empresa e o titular de cada certificado, acompanhe regularmente a data de expiração do certificado, independentemente de ser o e-CPF ou e-CNPJ, para que possa ser realizado o início do processo de renovação com antecedência. Algumas certificadoras recomendam inicializar este processo de renovação entre 30 e 15 dias de antecedência ao vencimento do certificado. A própria Receita Federal também orienta que o pedido de renovação seja feito dentro do período de validade diretamente no site da Autoridade Certificadora, para evitar surpresas para o contribuinte.

  1. Por que manter o certificado sempre vigente?
  • Continuidade operacional – Sem um certificado válido, sistemas como NF-e, eSocial, SPED e bancos recusam o acesso.
  • Conformidade fiscal – O envio de obrigações acessórias fica bloqueado, gerando multas automáticas.
  • Segurança da informação – Certificados atualizados acompanham padrões criptográficos mais fortes, reduzindo riscos de fraude.
  • Imagem perante clientes e parceiros – Demonstrar cuidado com segurança digital reforça a credibilidade do negócio.
  1. Riscos de trabalhar com certificado vencido
  • Impossibilidade de emitir NF-e/NFS-e.
  • Bloqueio no envio de DCTFWeb, EFD-Reinf e eventos do eSocial.
  • Acesso limitado ao e-CAC, SEFAZ, Caixa/FGTS e outros portais públicos.
  • Interrupção de transações bancárias on-line.
  • Multas e autuações por entrega fora do prazo.
  1. Novas exigências de segurança em 2025

Desde Junho de 2025, o eSocial somente aceita conexões com certificados digitais. Se o certificado estiver desatualizado o eSocial bloqueia a conexão, desta forma bloqueando o envio da folha de pagamento e demais obrigações. Esse é um dos inúmeros exemplos que podem ser citados de que manter o certificado atualizado é fundamental para a manter a empresa regular e segura.

6. Boas práticas para gerenciar certificados

  1. Mapa de Validade: Mantenha um controle com a data de emissão, data de vencimento, modelo e tipo do certificado e os dados da certificadora, de todos os certificados digitais da empresa (e-CNPJ) e do responsável legal (e-CPF);
  2. Alertas e Lembretes: Agende lembretes com 45, 30 e 15 dias de antecedência do vencimento de cada certificado;
  3. Renovação Antecipada: Procure realizar a renovação dos certificados com antes do vencimento. Atualmente a renovação pode ser realizada por videoconferência, garantindo mais facilidade e agilidade, além disso, algumas certificadoras possuem o serviço de agendar a renovação para ser feita na empresa, garantindo ainda mais comodidade para o cliente.
  4. Backup Seguro: É fundamental manter um backup seguro do certificado digital, principalmente do certificado A1. As certificadoras não possuem acesso a senha dos certificados, caso o titular perca a senha ou a esqueça será necessário adquirir um novo certificado, por isso, armazene o token/cartão A3 em local protegido e mantenha cópia de segurança do A1 em local seguro.

Conclusão

Manter os certificados e-CPF e e-CNPJ atualizados é indispensável para garantir a regularidade fiscal e trabalhista (evitando multas), fluxo contínuo de operações (NF-e, DCTFWeb, eSocial, etc.), segurança e credibilidade junto a clientes, fornecedores e órgãos governamentais.

É responsabilidade de cada empresa manter a gestão e o controle sobre seus certificados para que estejam sempre válidos, por isso é fundamental agendar lembretes com diversos períodos, facilitando com que se mantenham os certificados e-CNPJ e/ou e-CPF sempre válidos e atualizados.

Dessa forma a empresa, e o contribuinte, evitam surpresas, como paralizações, evitam o pagamento de multas pelo atraso na entrega de declarações e obrigações acessórias, protege seus dados e consegue cumprir com suas obrigações com tranquilidade.